ECSSAC Secrétariat de direction

Le secrétariat de direction à l'ECSSAC

Les 3 baccalauréats en secrétariat de direction offrent à nos étudiants une formation solide et diversifiée en fonction de leurs aspirations.
Il mène à ce que le CPNAE appelle une fonction critique c'est à dire une profession en pénurie à moyen terme. Vous pouvez avoir plus de détail sur le site du CPNAE :

Sens des relations humaines, bonne organisation, rapidité de réaction, diplomatie sont des qualités d'une secrétaire de direction.

Depuis une dizaine d'années, l'arrivée des outils informatiques et des logiciels rendant toujours plus convivial et facile l'édition et l'archivage des documents, a considérablement changé la vie de l'entreprise et de ses acteurs. Certains ont même cru voir venir la fin de bon nombre de fonctions. L'arrivée d'outils facilitant la communication interne, la saisie d'informations, l'archivage de celles-ci, l'accès à une multitude de données ont renforcé cette croyance. Heureusement il n'en est rien.

En fait les acteurs sont toujours là mais leur rôle a changé et les secrétaires n'ont pas failli à cette règle. Ce qui était une menace a été transformé en une opportunité de changer les tâches répétitives en une foule de fonctions toutes aussi urgentes les unes que les autres mais surtout bien plus valorisantes. Les "précurseurs" qui avaient prédit le remplacement de la fonction par une sorte de cyber-secrétaire sur PC ou sur Web ont vu naître l'assistante. Le rôle de l'assistante s'est adapté pour répondre aux nouvelles exigences de l'entreprise. Certes le squelette de sa fonction est toujours présent et les tâches d'un secrétariat classique apparaissent toujours en filigrane :

Le changement de la fonction se situe beaucoup plus dans son rôle d'interface et de garde fou.

Elle joue un rôle croissant dans la communication. Sa hiérarchie connaît le média de communication qu'elle représente et compte sur elle pour palier les insuffisances d'une communication approximative. A ce titre elle participe à la cohésion de l'équipe ou au moins à ce que le niveau d'information soit également réparti. Dans les organisations de plus en plus complexe et de moins en moins pyramidale, elle est un noeud de communication et une plate-forme de services. En sommes quand on ne sait pas, c'est elle qu'on va voir.

Interface en interne elle l'est aussi avec l'extérieur. Elle est très souvent le premier contact avec le client, le partenaire, le prestataire. De par cette relation privilégiée, elle porte la responsabilité de l'engagement pris, du retard au rendez-vous, du chevauchement des réunions, des rappels téléphoniques. C'est là sa participation à la qualité de l'entreprise.

Le métier évolue constamment, la mission des "nouvelles secrétaires" passe progressivement d'un rôle d'assistance individuelle à celui de coordination et d'interface logistique au sein des équipes de travail ou des groupes projets.

Face à l'évolution de leur travail, les secrétaires font preuve de capacités d'adaptation qui les conduisent à prendre davantage d'initiatives et à se rapprocher des spécialités de l'entreprise pour devenir de véritables assistantes. Aujourd'hui, les missions confiées aux secrétaires-assistantes gagnent en intérêt et en responsabilités. De nouvelles compétences s'imposent, en particulier dans le domaine des technologies de l'information et de la communication.

Certains pays du Nord comme la Scandinavie et la Grande-Bretagne ne parlent plus de secrétaire mais de "business support" ou "office manager". Cette évolution et généralisation de terminologie traduit une reconnaissance d'un métier qui tend à être valorisé. Les pays latins ont, à cet égard, un certain retard qui peut notamment être imputable à des comportements plus "machistes" et à un certain attachement à la hiérarchie dans l'entreprise. Au Danemark, la "secretary" s'applique à n'importe quel employé de bureau et se distingue de l'"executive secretary". Cette dernière est l'assistante du "managing director" : outre les fonctions classiques de secrétariat, elle s'implique dans les projets allant jusqu'à prendre des initiatives en l'absence du manager. De la même manière, en Belgique, Allemagne ou Pays-Bas, les "simples" secrétaires ont laissé place aux "management assistant". En France, le terme de secrétaire "se dispute" plus ou moins celui d'"assistante" qui renvoie une image plus réaliste de leur véritable rôle, du développement de leurs activités et de leurs responsabilités dans la gestion des dossiers. Dynamiques et réactives, les "secrétaires-assistantes" notamment de direction se doivent tout à la fois d'être des hyper techniciennes de la bureautique et des interfaces en communications interne et externe.

Une bonne formation en langues (étude des langues par niveaux) et une connaissance des techniques informatiques sont les premiers atouts de nos diplômés.

En plus du stage de 15 semaines en entreprise nous encourageons vivement les étudiants à participer à des concours et surtout au programme SPACE qui leur donnera un diplôme supplémentaire reconnu dans de nombreux pays d'Europe.

SPACE COURSE AND DIPLOMA
La HAUTE ECOLE DE LA VILLE DE LIEGE est la seule Haute Ecole de la Province à participer à ce réseau SPACE, aux côtés de la Haute Ecole Francisco Ferrer (dpt Cooremans) pour la Ville de Bruxelles, par exemple ou encore la Provinciale Hogeschool Limburg...

Les examens présentés portent sur les connaissances en langues modernes, axées principalement sur la langue des affaires, ainsi que sur les technologies de l'information, le traitement de textes, l'économie et un cours portant sur les institutions européennes.

Le réseau SPACE groupe 70 Ecoles supérieures de Secrétariat et de Business. Il vise à former des assistants de direction ayant un niveau élevé dans les domaines du commerce et de l’informatique, ainsi que dans deux langues au moins de la Communauté européenne. SPACE vise en outre à promouvoir entre ses membres des échanges d’étudiants ainsi que des possibilités de stages en entreprise à l’étranger Il est présidé par Mrs Ragnhild LENSCHOW (Norvège)et son secrétaire général est M. Roland Van Coppenolle (Belgique –Mercator –Gand)

Ce diplôme supplémentaire permet à nos étudiants d'être compétitifs sur le marché du travail en garantissant l'équivalence avec les autres Ecoles supérieures européennes de Secrétariat et Assistanat de Direction.

Pour la 2ème fois consécutive depuis qu'elle présentait des étudiant(e)s aux examens organisés par le réseau européen SPACE : Secretaries and personal Assistants in the Community of Europe, la HAUTE ECOLE DE LA VILLE DE LIEGE (ECSSAC) s'y est distinguée.

Chantal LENAERTS, Patricia HENIN et Cindy COLLARD, 3 étudiantes diplômées en juin 1999 comme Secrétaires de Direction (option Langues) ont obtenu en septembre 1999 le SPACE DIPLOMA décerné à Bergen (Norvège).

Il faut noter que Melle Chantal LENAERTS a été classée 2ème meilleure étudiante belge après une étudiante de Mercator (Gand). Quant à Melle Patricia HENIN, elle avait déjà obtenu le Prix de la Meilleure Secrétaire.

Après ce succès, chaque année, d'autres étudiants présentent ce concours et le rèussissent toujours brillamment. En 2005-2006, Valérie Falise a obtenu le diplôme SPACE, elle ausi été l'une des trois lauréates du concours Bachelor Office Management of the year Award organisé par Secretrary Plus.