Oost-Vlaams OverlegPlatform (OVOP)

In Oost-Vlaanderen is door alle voorzieningen, erkend door het Agentschap Jongerenwelzijn, over koepels, subregio's en werkvormen heen een samenwerkingsoverleg opgericht. Op 8 maart 2005 is dit overleg van start gegaan: het OVOP, Oost-Vlaams OverlegPlatform Bijzondere Jeugdbijstand. De directies van alle voorzieningen zijn lid van de Algemenen Vergadering.
Het doel van dit overlegplatform is een 'regionaal' (= provinciaal) overleg organiseren m.b.t. tot regionale afspraken en afstemming, m.b.t. het coördineren van bekommernissen, m.b.t. gezamenlijke acties...

Vanaf maart 2010 is de directeur van Dagcentrum De Twijg voor drie jaar voorzitter van het OVOP.

1. Doelstellingen van het Oost-Vlaams OverlegPlatform BJB Structureel en systematisch overleg tussen directies van alle BJB-voorzieningen van de provincie Oost-Vlaanderen omtrent gemeenschappelijke en sectorspecifieke onderwerpen, regio- en werkvormoverstijgend, die op andere vergaderingen niet, of met minder diepgang, aan bod komen teneinde:

1) mekaar en mekaars werking beter te leren kennen;
2) relevante informatie uit te wisselen (in een win-win-relatie);
3) van mekaar te leren;
4) snel advies in te winnen;
5) een forum te creëren waar voorzieningen mekaar formeel kunnen ontmoeten;
6) zonder afwezigen te binden en met een zo breed mogelijk gedragen beslissing (d.w.z. dat men telkens, per aparte beslissing, een afgesproken weging vastlegt),
1. vanuit de provinciale verbondenheid advies te kunnen geven;
2. als groep duidelijke en gefundeerde standpunten in te kunnen nemen;
3. vanuit een gezamenlijke krachtenbundeling eventuele acties te ondernemen omtrent beleidsmateries.

2. Werkingsprincipes van OVOP

a. We hebben een bijzonder respect voor
1) de autonomie en de missie van elke voorziening;
2) de autonomie en de kernopdracht van elke werkvorm;
3) de autonomie en de eigenheid van elke regio;
4) de autonomie en de eigenheid van elke koepel of werkgeversorganisatie;
5) de autonomie van het provinciaal overlegplatform.

b. overlappingen met ander overleg willen we alleszins vermijden, tenzij ze een specifieke (bv. provinciale) inhoud krijgen;
c. géén vertolking van standpunten, tenzij daarvoor een uitdrukkelijk mandaat (zie 1.c.6) wordt verkregen;
d. overleg op niveau van de directies;
e. door gebruik van mailing vanuit de voorzieningen info inwinnen en in omgekeerde richting directies informeren;
f. de communicatiestructuur moet eenvoudig, transparant en efficiënt zijn;
g. de uitbouw en opbouw van OVOP moet geleidelijk en realistisch gebeuren

3. Organisatiestructuur van OVOP

a. De algemene vergadering
- wordt gevormd door directies van alle Oost-Vlaamse BJB-voorzieningen;
- komt minstens twee keer per jaar samen op uitnodiging van de stuurgroep;
- wordt voorbereid door de stuurgroep;
- de uitnodigingen worden per mail minstens 14 dagen vooraf bezorgd;
- de vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de stuurgroep;
- van elke bijeenkomst wordt binnen de maand een verslag bezorgd per email.

b. De stuurgroep komt minstens 4 keer per jaar samen;
- kan ad hoc op initiatief van één of meerdere stuurgroepleden via de voorzitter samengeroepen worden indien de actualiteit dit noodzaakt of voor een specifieke thema-bijeenkomst;
- in de samenstelling wordt gestreefd naar vertegenwoordiging van alle werkvormen, alle koepels en alle regio’s.

Het aantal leden van de stuurgroep is beperkt tot 9, minimaal bestaat de stuurgroep uit 5 leden.
De voorzitter wordt jaarlijks voorgedragen door de leden van de Stuurgroep aan de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering bekrachtigt met gewone meerderheid van de aanwezige leden al dan niet de voorzitter, voor een maximum termijn van drie opeenvolgende jaren.
Elk lid van de algemene vergadering kan zich, via de voorzitter en liefst op regionale voordracht, kandidaat stellen voor het lidmaatschap van de stuurgroep.
De voorzitter van de stuurgroep maakt een vacature voor een stuurgroeplid bekend aan alle directies en brengt daarbij telkens punt 3 onder de aandacht. Kandidaturen worden aan de voorzitter bezorgd. De stuurgroep maakt de keuze onder de kandidaten rekening houdend de criteria die gesteld zijn onder punt 3.
Elk lidmaatschap in de stuurgroep wordt door een algemene vergadering bevestigd.
De duur van het mandaat van de stuurgroepleden bedraagt drie jaar. Stuurgroepleden kunnen zich telkens herverkiesbaar stellen.Een stuurgroeplid betekent zijn ontslag aan alle stuurgroepleden, hetzij mondeling op de stuurgroepvergadering, hetzij via mail aan alle stuurgroepleden.

Taken van de stuurgroep:
- coördineren van de activiteiten;
- opvolgen van de actualiteit;
- inwinnen van informatie;
- doorgeven van informatie;
- bevraging van voorzieningen naar regio-overstijgende themata;
- acties voorstellen in het belang van de Oost-Vlaamse voorzieningen BJB;
- is gesprekspartner voor de provinciale overheid en de regioverantwoordelijke bijzondere jeugdbijstand

4. Ad hoc-werkgroepen en themagerichte werkgroepen
Werkgroepen kunnen door de Algemene Vergadering en/of door de stuurgroep worden aangesteld.
Voor elke werkgroep moeten het doel, de samenstelling en de duur duidelijk worden omschreven.