» Wat is Rotaract?Organisatie van Rotaract Bestuursfuncties - Rotaractcup »

 

Het Bestuur

 

Voorzitter

De Voorzitter is verantwoordelijk voor het goed draaien van de club. Hij delegeert de taken.

Verder legt hij datum en uur vast van de vergaderingen en stelt de agenda op, waarin de te bespreken punten vermeld staan alsook de daaraan te besteden tijd. De Voorzitter onderhoudt de relaties met de Rotary peterclub en de vertegenwoordiger van het Rotaract Districtscomité en dit door het organiseren van vergaderingen met Rotary en door het stimuleren van de leden tot deelname aan activiteiten van het District. 

Andere taken van de Voorzitter :

·         Voorzitten van alle comité- en clubvergaderingen.

·         Uitstippelen van de strategie.  

·         Overdragen van de Rotaract waarden en principes naar de leden toe en opvolging van de naleving ervan.

·         Opvolgen van de commissies.

·         Stimuleren van initiatief, creativiteit en determinisme.


Vice-Voorzitter

De Vice-voorzitter is de rechterhand van de Voorzitter en helpt hem bij het uitoefenen van zijn taak.  Hij vervangt de Voorzitter bij belet, ziekte, ... en heeft dan dezelfde bevoegdheden en verantwoordelijkheden als de Voorzitter.

Zijn taken bestaan uit alle zaken die niet aan een specifieke commissie of comitéfunctie kunnen worden toegewezen. Hij brengt hierover rechtstreeks verslag uit bij de Voorzitter. 

De Vice-voorzitter dient groepsgericht te zijn en over voldoende verantwoordelijksheidszin te beschikken. Hij dient niet enkel vertrouwd te zijn met de doelstellingen van het jaar en de verschillende geplande projecten en activiteiten, maar dient eveneens op de hoogte te zijn van de verschillende hulpmiddelen beschikbaar binnen de Rotaract en Rotary gemeenschap.
Men zou kunnen zeggen dat hij de ‘commissie’ organisatie voorzit.

 

Hoewel de Vice-voorzitter de ideale opvolger voor de functie van Voorzitter is, is dit niet noodzakelijk. Wel is het is essentieel dat de Voorzitter en de Vice-voorzitter goed samenwerken. De Vice-voorzitter bekleedt de functie van ‘buitengewoon leider’, belast met alle taken die de Voorzitter hem geeft.

 

Een verantwoordelijke en goed georganiseerde Vice-voorzitter is reeds een stap in de goede richting voor een succesvol jaar. Door zich toe te leggen op bepaalde administratieve taken, geeft de Vice-voorzitter de Voorzitter de kans zich meer toe te spitsen op de ontwikkeling van de respectievelijke projecten en activiteiten van de club.  


Past-Voorzitter


De functie van de Past-voorzitter is misschien wel de minst concrete van allemaal. Hij stelt zijn ervaring ter beschikking van het districtscomité. Geeft raad. Kortom de consultant. De zwaarste opdracht van deze functie is het “zwijgen” na een jaar Voorzitter geweest te zijn.



Secretaris

De Secretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de administratie van zijn club (en draagt deze op het einde van het Rotaract jaar over aan zijn opvolger). Hij verzorgt de interne en externe  communicatie van de club.
De Secretaris stelt de verslagen op van de clubvergaderingen en stuurt deze  naar de clubleden, het Districtscomité en de verantwoordelijke Rotariër van zijn peterclub. De Secretaris beheert ook de persoonlijke gegevens van de clubleden en de inschrijvingen van de leden voor activiteiten.
 


Penningmeester


De Penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële stabiliteit van de club.
Hij voert alle financiële verrichtingen uit met het akkoord van de Voorzitter.

De Penningmeester dient accuraat te zijn en de elementaire boekhoudprincipes toe te passen teneinde een degelijk budgettair beleid te verzekeren.

De Penningmeester werkt nauw samen met de Voorzitter voor het opstellen van het budget, innen van de bijdragen van de leden, het betalen van de facturen en het uitvoeren van eventuele terugbetalingen.

 

Het verslag over de financiële toestand van de club bevat volgende zaken :

  1. Het bedrag waarover de club op het einde van de maand beschikt.

  2. De inkomsten van de betreffende maand met vermelding van hun oorsprong, hetzij bijdragen van de leden, verkoop, inkomsten verbonden aan een bepaald project, ...

  3. De uitgaven van de betreffende maand met vermelding van het hoe en het waarom.

  4. Een eindejaarsafrekening die dient te worden bezorgd aan de intredende Secretaris en Penningmeester. De tussentijdse rapporten evenals de eindejaarsafrekening worden in het archief van de club bewaard.

Geen enkele betaling mag uitgevoerd worden zonder het akkoord van de Voorzitter. Sommige clubs vereenvoudigen deze procedure evenwel voor de betaling van de courante zaken.


Commissie Sociaal


De sociale activiteiten belichamen het ‘service’ ideaal van Rotaract :

·        Elke Rotaract-club besteedt aandacht aan één of meerdere sociale projecten, waarbij zowel morele als materiële steun kunnen geboden worden.

·        Naast het steunen van een bestaand project, werken veel clubs samen met een tehuis of werken mee aan een service-activiteit van Rotary. 

·        De opbrengst van het jaarlijks galabal en/of andere "fundraising" activiteit wordt aangewend om de eventuele kosten verbonden aan het sociale project van de club te dekken.

Essentieel aan de sociale activiteiten is dat het gaat om de inzet van jonge mensen ter verbetering van het geluk en het welzijn van mensen die het met minder moeten stellen. 


Commissie Sport


De verantwoordelijke van de commissie sport heeft als taak activiteiten te organiseren met een sportief karakter teneinde clubleden met verschillende sporttakken kennis te laten maken.  


Commissie Cultuur

De verantwoordelijke van de commissie cultuur heeft als taak activiteiten te organiseren met een culturele inslag om de clubleden met verschillende cultuurvormen kennis te laten maken. 


Commissie Interclub en Internationaal

Interclub activiteiten brengen de verschillende Rotaract clubs samen. Tijdens deze activiteiten  ontmoeten Rotaract clubs elkaar geregeld en hiermee wordt de vriendschap tussen de Rotaract clubs onderling versterkt. De voorgestelde activiteiten kunnen zowel sportief als cultureel van aard zijn.

Internationale conventies worden georganiseerd om een gevoel van verbondenheid te creeëren binnen Rotaract, wereldwijd.


Z
o was er in 2002 oa. de Rotaract Conventie te Barcelona (juni 2002), Interota te Rio (juli 2002), de Internationale Week-ends (WIP (Parijs), WIL (Luxemburg)) enz. 
Voor 2003, zal er EUCO zijn (een internationale conventie van European Rotaract Information Center (ERIC)) te Amsterdam van 23 tot 27 april 2003.