» Qu’est-ce que c’est le Rotaract?L’organisation du Rotaract – Le comité - Cup Rotaract »

 

Le comité

 

Président

Le Président est responsable du bon fonctionnement du club.
Il délègue les tâches et fixe le lieu et l'heure des réunions. La tâche d'écrire un ordre du jour dans lequel seront précisés les sujets de discussion et le temps alloué revient également au Président. Le Président
 maintient les relations avec le Rotary parrain  et le représentant Rotaract du district en organisant des réunions en commun avec le Rotary et en encourageant la participation du club aux activités du district.

Autres tâches du Président :

·        Présider toutes les réunions comité et club.

·        Définir la stratégie.

·        Transmettre les valeurs et principes du Rotaract aux membres et observer l’exécution de ceux-ci.

·        Suivre les commissions.

·        Stimuler l’initiative, la créativité et le déterminisme.


Vice-Président

Le Vice-président est la main droite du Président et l’aide dans l’exercice de sa fonction. Il remplace le Président en cas d’absence, maladie, ... de ce dernier, et s’acquitte alors les mêmes pouvoirs et responsabilités que le Président.

Ces tâches consistent en toutes choses qui ne peuvent être attribuées à une commission ou une fonction Comité spécifique. Il rapporte en direct au Président.

 

Le Vice-président doit avoir l’esprit d’équipe et posséder assez de sens de responsabilités. Il doit avoir une connaissance approfondie non seulement des objectifs, des projets et des activités de l’année mais aussi des ressources disponibles au sein du Rotaract et de la communauté Rotary.
On pourrait dire qu’il préside la « commission » organisation.

 

Bien que le vice-président soit le candidat idéal au poste de Président, la ligne de succession n’est pas absolue. Bien est-il essentiel que le Président et le Vice-président puissent travailler ensemble. Le Vice-président occupe la position de « dirigeant extraordinaire », chargé de toutes les responsabilités que le Président lui donne.

 

Un Vice-président, responsable et bien organisé est déjà un pas dans la bonne direction, pour une année réussie. En se chargeant de certaines fonctions administratives, le Vice-président permet au Président de consacrer plus de temps au développement des projets et des activités du District.


Past-
Président

La fonction de Past-Président est peut-être bien la moins concrète. Il met son expérience au service du Comité. Il conseille. En un mot, le consultant. Le plus lourd de cette fonction est le fait de devoir se taire après toute une année de présidence.


Secrétaire

Le Secrétaire est responsable de la gestion de l’administration de son club (et la transmet à son successeur en fin d’année Rotaract). Il s’occupe de la communication interne et externe du club.
Le Secrétaire rédige les comptes-rendus des réunions club et les envoi aux membres du club, au Comité District et au Rotarien responsable de son club parrain. Le Secrétaire gère également les coordonnées des membres et les inscriptions aux activités.
 


Trésorier

Le Trésorier est responsable de la stabilité financière du club. Il effectue tous les prélèvements et tous les paiements avec l’accord du Président.
Le Trésorier doit être précis et appliquer les procédures comptables afin d’assurer la mise en place de pratiques budgétaires solides.
Le Trésorier travaille en étroite collaboration avec le Président pour développer le budget, prélever les cotisations, payer toutes les factures et effectuer d’éventuels remboursements.

Le rapport sur l’état des finances du club doit comprendre les choses suivantes :  

  1. Le montant dont le club dispose au début et à la fin du mois.
  2. Les récépissés pour le mois, sans oublier de mentionner leur origine, soit les cotisations, vente, revenus liés à un projet spécifique, …
  3. Les dépenses pour le mois sans oublier le pourquoi et comment.
  4. Un rapport de fin d’année qui devra être remis au Secrétaire et au Trésorier entrant. Les rapports périodiques et celui de fin d’année s’intègrent dans les archives du club.

Aucun paiement ne doit être effectué sans l’accord du Président. Certains clubs simplifient la procédure pour effectuer le paiement de factures courantes.


Commission Sociale


Les activités sociales reflètent l'idéal de "service" du Rotaract :

·        Chaque club Rotaract vise à gérer un ou plusieurs projets sociaux, auxquels ils apportent aussi bien soutient moral que matériel.

·        A part le soutien offert à un projet existant, beaucoup de clubs collaborent avec un home ou participent à une activité de service du Rotary.

·        Les revenus de la soirée gala annuelle et/ou autre activité de « fundraising » seront utilisés à couvrir les frais reliés au projet social du club.

·        L’essentiel est qu’il s’agit de l’engagement de jeunes qui ont pour but d’amméliorer
      le bonheur et le bien-être des gens qui doivent se contenter de moins.


Commission Sport


Le responsable de la commission sport a comme tâche d'organiser des activités avec un caractère sportif afin de permettre aux membres de faire connaissance avec différents types de sports.   


Commission Culture

Le responsable de la commission culture a comme tâche d’organiser des activités avec un caractère culturel afin de permettre aux membres de faire connaissance avec différents aspects de la culture.


Commissie Interclub en Internationaal

Les activités interclub réunissent les différents clubs Rotaract. Pendant ces activités les clubs Rotaract se rencontrent régulièrement et c’est ainsi que l’amitié entre les clubs Rotaract est renforcée.
Les activités proposées peuvent être tant sportives que culturelles.

Afin de développer l'image cosmopolite et le sentiment d'alliance internationale cultivée au sein du Rotaract, plusieurs conférences internationales sont organisées.

 

Ainsi en 2002, il y a eu entre autres le Rotaract Convention à Barcelone (juin 2002), l’Interota à Rio (juillet 2002), des Week-Ends Internationaux (WIP (Paris), WIL (Luxembourg),...), etc. 
Pour 2003,  il  y aura l’EUCO (une convention internationale du European Rotaract Information Center (ERIC)), à Amsterdam du 23 au 27 avril 2003.